Rätt att delta i årsstämman har de aktieägare som är införda i den av Euroclear Sweden AB förda aktieboken på avstämningsdagen torsdagen den 15 mars 2018, samt har anmält sig till stämman senast torsdagen den 15 mars 2018.

Aktieägare som låtit förvaltarregistrera sina aktier måste låta omregistrera aktierna i eget namn i den av Euroclear Sweden AB förda aktieboken för att få delta i stämman. Sådan registrering, som kan vara tillfällig, måste vara verkställd torsdagen den 15 mars 2018. Detta innebär att aktieägaren i god tid före denna dag måste meddela sin önskan härom till förvaltaren.

Anmälan till stämman ska ske via www.fortnox.se/arsstamma2018, per post till Fortnox AB (publ), Att: Roger Hartelius, Box 427, 351 06 Växjö, per telefon 0470-78 50 29 på vardagar mellan kl. 10.00 och 16.00, eller per e-post till ir@fortnox.se. I anmälan ska namn, person- eller organisationsnummer, adress och telefonnummer anges. Om aktieägare avser att företrädas av ombud eller annan företrädare bör fullmakt och övriga behörighetshandlingar biläggas anmälan.

Bolaget tillhandahåller fullmaktsformulär på bolagets kontor, Bollgatan 3 B, Växjö, och på bolagets webbplats, www.fortnox.se.

Förslag till dagordning

1. Styrelsens ordförande hälsar välkommen och öppnar stämman
2. Val av ordförande på stämman
3. Upprättande och godkännande av röstlängd
4. Godkännande av dagordning
5. Val av en eller två justeringsmän
6. Prövning av om stämman blivit behörigen sammankallad
7. Verkställande direktörens anförande
8.Framläggande av årsredovisningen och revisionsberättelsen samt koncernredovisningen och koncernrevisionsberättelsen
9. Beslut om
a. fastställelse av resultaträkningen och balansräkningen samt koncernresultaträkningen och koncernbalansräkningen
b. dispositioner beträffande bolagets vinst eller förlust enligt den fastställda balansräkningen
c. ansvarsfrihet gentemot bolaget åt styrelseledamöterna och verkställande direktör
10. Bestämmande av antalet styrelseledamöter, styrelsesuppleanter och revisorer
11. Fastställande av arvode till styrelsen, ersättning för utskottsarbete samt arvode till revisor
12. Val av styrelse, styrelsens ordförande och revisor
13. Beslut om principer för inrättande av valberedningen och dess arbete
14. Beslut om införande av incitamentsprogram 2018/2021 genom emission av teckningsoptioner till dotterbolaget Fortnox Service AB för vidare överlåtelse till ledande befattningshavare
15. Förslag från aktieägare
16. Avslutning

Styrelsens ordförande hälsar välkommen och öppnar stämman
Val av ordförande på stämman

Förslag till beslut

Punkt 9b

Styrelsen föreslår en utdelning till aktieägarna om 0,25 kronor per aktie samt att avstämningsdag för erhållande av utdelning ska vara fredagen den 23 mars 2018. Beslutar årsstämman i enlighet med förslaget beräknas utdelningen betalas ut genom Euroclear Sweden AB:s försorg onsdagen den 28 mars 2018.

Punkt 10 – 13

Valberedningen för Fortnox AB (publ) har inför årsstämman 2018 bestått av Torbjörn Gunnarsson, styrelsens ordförande, Trond Dale, representant för First Kraft AB och ordförande i valberedningen, Marianne Flink, representant för Swedbank Robur och Pär Andersson, representant för Spiltan Aktiefonder. Tillsammans representerar valberedningen drygt 33 procent av röstetalet för samtliga aktier i bolaget.

Punkt 10 – Bestämmande av antalet styrelseledamöter, styrelsesuppleanter och revisorer

Valberedningen föreslår att styrelsen ska bestå av fem, alternativt fyra, ordinarie ledamöter utan suppleanter. Se vidare nedan under rubriken Val av styrelseledamöter, styrelseordförande och revisor. Valberedningen kommer att precisera föreslaget antal styrelseledamöter senast i samband med årsstämman.

Valberedningen föreslår vidare att antalet revisorer ska uppgå till en.

Punkt 11 - Fastställande av arvode till styrelsen samt arvode till revisor

Valberedningen föreslår att arvoden ska utgå med 420 000 kronor till styrelseordföranden och med 210 000 kronor till envar av de övriga av stämman valda styrelseledamöterna som inte är anställda i bolaget. Den av valberedningen föreslagna sammansättningen med fem styrelseledamöter innebär att ett sammanlagt styrelsearvode ska utgå med 1 260 000 kronor. Det föreslagna styrelsearvodet innebär en total ökning med 184 800 kronor, vilket motiveras av utvecklingen av bolagets verksamhet samt den fas i vilken bolaget befinner sig.

Med hänsyn till utvecklingen av bolagets verksamhet samt den fas i vilken bolaget befinner sig där bolaget exempelvis överväger att byta redovisningsprinciper, ser valberedningen att styrelsen kan behöva överväga att inrätta ett revisionsutskott respektive ett ersättningsutskott. För det fall styrelsen beslutar att inrätta sådana utskott föreslår valberedningen att för arbete inom revisionsutskottet ska ett arvode utgå med 50 000 kronor till utskottets ordförande och med 25 000 kronor till övriga utskottsledamöter. För arbete inom ersättningsutskottet föreslås arvode utgå med 30 000 kronor till utskottets ordförande och med 15 000 kronor till övriga utskottsledamöter. Förutsatt att revisionsutskottet består av tre ledamöter och ersättningsutskottet av två ledamöter kommer den totala ersättningen för utskottsarbete uppgå till 145 000 kronor.

Valberedningen föreslår att arvode till revisorn ska utgå enligt godkänd räkning.

Punkt 12 - Val av styrelse, styrelsens ordförande och revisor

Valberedningen föreslår omval av styrelseledamoten Anna Frick samt nyval av Anders Kemi, Trond Dale och Kerstin Sundberg som styrelseledamöter, för en mandattid som sträcker sig fram till slutet av nästa årsstämma. Vidare föreslår valberedningen nyval av Anders Kemi som ordförande i styrelsen. Valberedningen har vidare för avsikt att föreslå en ytterligare styrelseledamot vilken kommer att presenteras så snart som möjligt och senast i samband med årsstämman.

Det noteras att ordförande Torbjörn Gunnarsson samt Magdalena Persson och Johan Berg avböjt omval.

Valberedningen föreslår att det auktoriserade revisionsbolaget KPMG AB omväljs som bolagets revisor, för en mandattid som sträcker sig fram till slutet av nästa årsstämma. Som huvudansvarig revisor har KPMG AB för avsikt att utse den auktoriserade revisorn Mats Kåvik.

Punkt 13 – Beslut om principer för inrättande av valberedningen och dess arbete

Valberedningen föreslår att årsstämman beslutar att bolagets valberedning även inför årsstämman 2019 ska bestå av en representant för envar av de tre till röstetalet största aktieägarna jämte styrelseordföranden. Om någon av de tre aktieägarna avstår från att utse en ledamot till valberedningen, ska ytterligare aktieägare tillfrågas utifrån storleksordningen intill dess att tre ledamöter utsetts. Namnen på ledamöterna i valberedningen och namnen på de aktieägare de företräder ska offentliggöras senast sex månader före årsstämman och baseras på aktieägarstatistik från Euroclear Sweden AB per den sista bankdagen i augusti 2018. Ordförande i valberedningen ska, om inte ledamöterna enas om annat, vara den ledamot som representerar den till röstetalet största aktieägaren. Om en ägarrepresentant inte längre företräder aktuell aktieägare eller annars lämnar valberedningen innan dess arbete är slutfört, ska aktieägaren beredas tillfälle att utse en ny representant till ledamot i valberedningen. Aktieägare som utsett representant till ledamot i valberedningen har rätt att entlediga sådan ledamot och utse ny representant till ledamot i valberedningen. Om aktieägare som utsett ledamot därefter inte längre tillhör de tre till röstetalet största aktieägarna, ska den utsedda ledamoten lämna sitt uppdrag och ny ledamot utses enligt ovan angiven ordning. Om inte särskilda skäl föreligger ska dock inga förändringar ske i valberedningens sammansättning, om endast marginella förändringar i röstetalet ägt rum eller förändringen inträffar senare än tre månader före årsstämman. Förändringar i valberedningens sammansättning ska offentliggöras så snart den skett.

Valberedningen ska bereda och till bolagsstämman lämna förslag till stämmoordförande, styrelseledamöter, styrelseordförande, styrelsearvode till var och en av styrelseledamöterna och ordförande samt eventuell ersättning för kommittéarbete, arvode till bolagets revisor, samt, i förekommande fall, förslag till val av revisor. Vidare ska valberedningen bereda och till bolagsstämman lämna förslag till principer för valberedningens sammansättning inför årsstämman 2020. Valberedningen ska ha rätt att belasta bolaget med kostnader för konsulter eller andra kostnader som erfordras för att valberedningen ska kunna fullgöra sitt uppdrag.

Ingen ersättning ska utgå till ledamöterna i valberedningen. Bolaget ska betala de nödvändiga utgifter som valberedningen kan komma att ådra sig inom ramen för sitt arbete. Mandattiden för valberedningen avslutas när nästkommande valberedning har offentliggjorts.

Punkt 14 – Beslut om införande av incitamentsprogram 2018/2021 genom emission av teckningsoptioner till dotterbolaget Fortnox Service AB för vidare överlåtelse till ledande befattningshavare

Styrelsen föreslår att stämman beslutar om införande av incitamentsprogram 2018/2021 genom emission av högst 400 000 teckningsoptioner på i huvudsak följande villkor.

Emissionen av teckningsoptionerna ska, med avvikelse från aktieägarnas företrädesrätt, riktas till det av bolaget helägda dotterbolaget Fortnox Service AB. Skälet till avvikelsen från aktieägarnas företrädesrätt är att skapa förutsättningar för att behålla och attrahera kompetenta ledningspersoner.

Teckningsoptionerna ska ges ut vederlagsfritt och ska tecknas på separat teckningslista senast den 30 april 2018. Styrelsens ska äga rätt att förlänga teckningstiden. Rätt att teckna teckningsoptionerna tillkommer dotterbolaget Fortnox Service AB med rätt och skyldighet för dotterbolaget att erbjuda ledande befattningshavare som är eller blir anställda i Fortnox AB (publ), att erhålla teckningsoptionerna på villkor som framgår nedan. Stämman föreslås genom beslut enligt denna punkt 14 godkänna sådana framtida överlåtelser. Den verkställande direktören och ekonomichefen ska därvid ha rätt att förvärva högst 70 000 teckningsoptioner. Övriga nuvarande och tillkommande personer i företagsledningen ska ha rätt att teckna högst 50 000 teckningsoptioner vardera (för närvarande ingår 9 personer i företagsledningen, exklusive verkställande direktören).

Överlåtelse av optioner till ledningspersoner ska ske till marknadsvärde beräknat enligt Black & Scholes värderingsmodell. Varje teckningsoption berättigar till teckning av (1) ny aktie i bolaget. Aktieteckning med stöd av teckningsoptionerna ska kunna ske under perioden 1 april – 30 juni 2021 till en teckningskurs motsvarande 130 procent av den volymvägda genomsnittliga betalkursen för bolagets aktie på NGM Nordic MFT under en period om tio (10) handelsdagar före det att de ledande befattningshavarna erbjuds att förvärva teckningsoptioner. Teckningskursen får dock aldrig understiga aktiens kvotvärde.

Om samtliga 400 000 teckningsoptioner utnyttjas för teckning av aktier kommer bolagets aktiekapital att öka med 8 000 kronor, motsvarande en utspädning på 0,67 procent av aktiekapital och röster givet nuvarande antal aktier i bolaget.

De nytecknade aktierna medför rätt till vinstutdelning första gången på den avstämningsdag för utdelning som infaller närmast efter det att nyteckningen har registrerats hos Bolagsverket och aktierna införts i aktieboken hos Euroclear Sweden AB.

För giltigt beslut krävs att aktieägare med minst nio tiondelar av de avgivna rösterna och vid stämman företrädda aktierna biträder beslutet.

Punkt 11 – Förslag från aktieägare

Aktieägaren Göran Westman föreslår att årsstämman beslutar åt Styrelsen/VD i uppdrag att byta lista från NGM-NTF till lämplig lista på Nasdaq OMX Stockholm, intill årsstämman 2019.

Med anledning av förslaget ovan vill styrelsen till årsstämman framföra nedan rekommendation:

Styrelsen har under året diskuterat frågan om listbyte samt fattat ett antal beslut som lett till att bolaget vidtagit flera åtgärder för att vara bättre förberett för ett eventuellt listbyte.

Bolaget har under året stärkt ett flertal processer och fått på plats nya rutiner som ett led i detta, men styrelsen anser att det finns mycket arbete kvar. Ett exempel är ändrad redovisningsstandard från K3 till IFRS.

Styrelsen rekommenderar att frågan avseende beslut om listbyte hänskjuts till styrelsen för vidare utredning.

Upplysningar på årsstämman

Styrelsen och VD ska, om någon aktieägare begär det och styrelsen anser att det kan ske utan väsentlig skada för bolaget, lämna upplysningar om förhållanden som kan inverka på bedömningen av ett ärende på dagordningen, förhållanden som kan inverka på bedömningen av bolagets eller dotterbolags ekonomiska situation och bolagets förhållande till annat koncernföretag.

Handlingar

Kopior av redovisningshandlingar och revisionsberättelse, fullmaktsformulär, samt fullständiga förslag till beslut enligt ovan kommer senast från och med onsdagen den 28 februari 2018 att hållas tillgängliga för aktieägare på bolagets kontor, Bollgatan 3 B, Växjö, samt på bolagets webbplats www.fortnox.se. Kopior av nämnda handlingar kommer att sändas till aktieägare som så begär och därvid uppger sin postadress. Handlingarna kommer även att läggas fram på årsstämman.

Växjö i februari 2018

Styrelsen för Fortnox AB (publ)

Rättelse: Kallelse till årsstämma i Fortnox AB (publ)